グループウェアとは？料金相場や選定するポイントを紹介

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• グループウェアとは？
• グループウェアでできること
• グループウェアの料金相場
• グループウェアを導入するメリット
• グループウェアを導入するデメリット
• グループウェアの導入形態
• グループウェア導入の流れ
• グループウェアを選定するポイント
• まとめ

グループウェアとは？

グループウェアは、複数人が共同で作業を進めるためのソフトウェアです。メールやチャット機能を活用して情報をリアルタイムで共有、 またはスケジュール管理ツールを使ってチーム全員の予定を一元管理するといった使い方ができます。

また、ファイル共有や共同編集など、製品によってさまざまな機能を備えているのも強みです。 企業内のコミュニケーションを円滑化し、業務効率化を促進するために利用できるでしょう。

1. 社内コミュニケーション
2. ワークフロー管理
3. ファイル共有

社内コミュニケーション

グループウェアの代表的な機能として、リアルタイムチャットやビデオ会議などの社内コミュニケーション機能があります。 社内コミュニケーション機能を使えば、遠隔地にいるメンバーとも即座に情報を共有し、スピーディな意思決定が可能です。

また、社内掲示板やブログ機能で、重要なお知らせやプロジェクトの進捗状況を全社員に周知でき、情報の一元化が図れます。 グループウェアを活用することで、従業員同士のコミュニケーションが活発になり、チームの結束力が強化されるでしょう。

ワークフロー管理

グループウェアのワークフロー管理機能を使えば、業務の見える化が進められます。たとえば、プロジェクトの進捗を一元管理することで、 各担当者がどのタスクを担当し、どの段階まで進めているのか簡単に把握できます。

また、承認フロー機能を活用すれば、書類や申請がどの上司の承認を待っているのかが一目瞭然です。タスクの割り当てや進捗確認も容易になることで、 業務の無駄を減らし、全体の効率の向上が期待できるでしょう。

ファイル共有

グループウェアでは、ドキュメントや画像、電子ファイルを共有できるファイル共有機能が充実しています。たとえばクラウドストレージ機能なら、 チームメンバーはオフィスや自宅から、いつでも必要なファイルにアクセス可能です。

さらに、ファイルのバージョン管理機能により、誰もが常に最新版のファイルを使用し、古いデータを誤って使うリスクを回避できます。

加えてアクセス権限の設定機能で、重要なファイルは適切なメンバーだけが閲覧できるようにし、情報漏洩を防止することが可能です。

グループウェアの料金相場

グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型があります。ユーザー数に応じた従量課金制プランや機能に応じたプランなど、料金形態はさまざまです。

クラウド型のグループウェアは、インターネットを介して使用するタイプです。初期費用が安価であることが多く、メンテナンス費用はかかりません。月額固定での料金設定が一般的です。

オンプレミス型のグループウェアは、自社サーバーにソフトウェアをインストールして使用します。導入コストが高くメンテナンス費用はかかりますが、目的に応じて柔軟なカスタマイズが可能です。

ただし、グループウェアの料金は導入規模や機能によって異なります。あくまで目安として考え、自社に適したグループウェアを選びましょう。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットは以下の4つです。それぞれについて詳しく解説します。

1. コミュニケーションが活発になる
2. 業務効率化が期待できる
3. テレワーク環境が整う
4. 工数の削減につながる

コミュニケーションが活発になる

グループウェアの導入により、コミュニケーションの活性化が期待できます。リアルタイムチャットを使えば、リモートワーク中でも瞬時に情報を共有し、意見交換が可能です。

また、ビデオ会議機能を利用することで、離れた拠点間でも円滑なコミュニケーションができます。

さらに社内SNS機能があれば、社員同士が気軽に連絡を取り合えるようになります。
密にコミュニケーションを取ることで、誤解やミスの減少につながり、人的トラブルの防止に役立つでしょう。

業務効率化が期待できる

グループウェアを導入することで、業務効率化が期待できます。たとえば、ワークフロー管理機能で、業務プロセスを可視化し、無駄な作業の削減が可能です。

また、タスク管理機能を使用することで、担当者ごとの締め切りが明確になり、進捗状況を一目で把握できます。

さらに自動化機能を使えば、ルーティンワークの効率化が可能です。自社の人材がより高度な業務に集中できるよう、環境を整えられるでしょう。

テレワーク環境が整う

グループウェアの導入により、テレワーク環境が整備されるというメリットがあります。グループウェアは、 クラウドベースでアクセスできるツールです。活用することで、社員は自宅や出張先からでも仕事ができる環境が整います。

またファイル共有機能で、チームメンバーが必要な資料をいつでもどこでも共有し合うことが可能です。 オンライン会議機能を活用すれば、在宅勤務中でも対面同様のコミュニケーションが可能になり、チームとしての一体感を保ちながら業務を進められます。

工数の削減につながる

グループウェアには、業務の効率化や自動化ができる機能が揃っているため、社員の工数削減が期待できます。 データは自動で保存されるため、「書類の更新内容が保存できておらず、作り直しになる」というミスは発生しません。

さらに情報共有の効率化により、メールや電話でのやり取りが減り、コミュニケーションコストが削減されます。

また、すべてのデータが簡単に共有できるので、ペーパーレス化も進めやすくなります。印刷や郵送にかかるコストや時間が削減され、より効率的な業務フローを確立できるでしょう。

グループウェアを導入するデメリット

グループウェアを導入するデメリットは以下の3つです。それぞれについて詳しく解説します。

1. 導入にコストがかかる
2. 運用のために教育が必要
3. ツールによっては自社に合わない

導入にコストがかかる

グループウェアの導入には、コストがかかるという点がデメリットです。ソフトウェアの購入費用やライセンス費用に加えて、 導入に際して専門のコンサルティングを依頼する場合、その費用も発生します。

また、企業のニーズに合わせてシステムをカスタマイズする場合、システム構築や追加開発のコストがかかるケースも考慮しなければなりません。

クラウド型のグループウェアを選べば、初期費用は抑えられるものの、毎月の利用料が発生します。長期的にはコストが積み重なってしまうでしょう。 発生するコストを考慮したうえで、グループウェアの導入を検討する必要があります。

運用のために教育が必要

グループウェア導入時には、社員が新しいシステムを正しく使いこなせるように、教育が必要です。例として、社員に向けたトレーニングの実施や、 詳細なマニュアルの作成などが挙げられます。また、運用方法やセキュリティに関する教育も必須です。

全社員向けの研修を実施するなど、導入前に教育体制をしっかりと計画し、どのように進めるかをイメージしておきましょう。

ツールによっては自社に合わない

グループウェアは、ツールによっては自社に合わない可能性があります。自社の業務に不要な機能が多数含まれていると、使わない機能にコストを支払う結果になります。

また、既存システムとの連携が難しく、データの統合や業務フローの調整に時間と労力を費やすことになるかもしれません。

さらに、ツールが自社の目的に合わない場合、業務効率が改善されないばかりか、社員の負担が増す可能性もあります。 導入前に、自社のニーズを十分に把握し、適切なツールを選定するように心がけましょう。

グループウェアの導入形態

グループウェアの導入形態は、クラウド型とオンプレミス型の2つに分類されます。それぞれの特徴について紹介します。

クラウド型

クラウド型のグループウェアは、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもアクセスできます。

自社でサーバーやインフラ環境を用意する必要はありません。導入費用は比較的安く、初期投資を抑えられるため、コストの節約が可能です。

また、ベンダーがシステムの保守やアップデートを行うため、管理の負担が軽減されます。

オンプレミス型

オンプレミス型のグループウェアは、自社のサーバーにソフトウェアを設置するグループウェアです。 自社で環境構築や運用保守に対応する必要はありますが、高いセキュリティレベルが確保できます。

また、カスタマイズが自由自在で、企業の特定ニーズに応じたシステム構築が可能です。 ただし、その分初期費用が高額になり、運用管理の負担が大きくなります。導入する際は自社の予算やリソースを十分考慮しましょう。

グループウェア導入の流れ

グループウェア導入の流れは以下の通りです。自社に適したグループウェアを導入するために、流れを押さえておきましょう。

1. 導入目的を明らかにする
2. 導入範囲を定める
3. 導入するツールを選定する

導入目的を明らかにする

グループウェア導入の第一歩は、導入目的を明確にすることです。

たとえば「業務効率化」を目指している場合、タスク管理やプロジェクト進捗の可視化が充実したグループウェアを導入しましょう。

「コミュニケーションの活性化」を目的にした場合は、チャット機能やビデオ会議機能の重要性が高くなります。また、テレワーク環境を整えることが目的の場合は、クラウドベースのアクセスやファイル共有機能が重要です。

事前に目的を明確にすることで、自社に最適なツールを選定し、導入後の効果を最大限に引き出せます。

導入範囲を定める

グループウェア導入の次のステップは、導入範囲を定めることです。「まずは営業部門に限定して導入する」など、具体的に利用するユーザーを決めます。

導入範囲を絞り込むことで、ニーズに合った機能を優先的に活用し、導入後の運用体制を具体的にイメージしやすくなります。

仮にグループウェアを全社的に導入する場合、多くのリソースや時間が必要です。導入範囲を定めて段階的に取り入れることにより、各部門での活用状況や課題を把握しながら、システムの最適化が進められます。

導入するツールを選定する

最後に、導入するツールを選定しましょう。まず、必要な機能（例：タスク管理・ファイル共有・コミュニケーションツールなど）、価格、セキュリティ、サポート体制を比較検討します。無料トライアルやデモ版を利用して、実際の使い勝手を確認することも大切です。

また、ベンダー選定も重要なポイントになります。信頼性の高い企業から提供されるツールを選ぶことで、安定した運用が期待できるでしょう。慎重な比較と実際の試用を通じて、最適なグループウェアを選定することが重要です。

グループウェアを選定するポイント

グループウェアを選定するポイントは以下の5つです。それぞれのポイントを押さえて、自社に合ったグループウェアを導入しましょう。

1. 自社の導入目的に合っているか
2. 十分なサポート体制はあるか
3. マルチデバイスへの対応を行っているか
4. 業務が進めやすくなる機能は入っているか
5. サポートは充実しているか

自社の導入目的に合っているか

グループウェアは、自社の導入目的に合ったツールを選ぶことが重要です。たとえば、コミュニケーションの活性化を目的とする企業では、リアルタイムチャットやビデオ会議機能が充実したツールが適しています。

一方、業務効率化を目指す場合は、タスク管理やワークフロー管理機能が豊富なツールが必要です。また、テレワーク環境を整備したい場合は、クラウドベースでアクセスできる機能や、ファイル共有機能が必要になるでしょう。

さらに現在のニーズだけでなく、将来的な拡張性も考慮することがポイントです。今後のことを考え、ユーザー数の増加や新機能の追加に柔軟に対応できるツールが望ましいといえます。

導入前に要素を確認したうえで十分に検討し、自社の目的に最適なグループウェアを選びましょう。

十分なサポート体制はあるか

グループウェアを選定する際は、十分なサポート体制が整っているかを確認しましょう。24時間対応のカスタマーサポートや、導入後のトラブルシューティング・質問対応などのサポート体制があればトラブルがあっても安心です。

また、詳細なマニュアルやFAQ、オンラインヘルプが充実しているかも選定ポイントになります。ほかにも日本語対応のサポート窓口があるかなど、サポート体制を比較検討し、自社のニーズに最適なグループウェアを選びましょう。

マルチデバイスへの対応を行っているか

グループウェアを選定する際は、マルチデバイスへの対応確認が不可欠です。スマートフォンやタブレットからもスムーズにアクセスできれば、場所に関係なくどこでも業務が進められるようになります。

またパソコンだけでなく、モバイルアプリの使いやすさも重要です。直感的に操作できるアプリが望ましいでしょう。リモートワークや外出先でのアクセスを想定するなら、マルチデバイス対応は必須です。

各デバイスでの利用環境をしっかりとチェックし、自社に最適なグループウェアを選びましょう。

業務が進めやすくなる機能は入っているか

グループウェアを選定する際は、業務が進めやすくなる機能がそろっているかを確認しましょう。たとえば、スケジュール管理・タスク管理・ファイル共有・チャット・ビデオ会議などの機能が挙げられます。

使いたい機能がオプションに含まれていると、追加費用が発生してしまいます。契約するプランで何ができるかを確認することが大切です。

また、カスタマイズ性や拡張性も重要になります。導入したツールが将来的な業務拡大にも対応できるよう、必要に応じて機能を追加できるか確認しましょう。

サポートは充実しているか

グループウェアを選定する際は、サポート体制が充実しているかも確認しましょう。導入後の運用、技術サポートが充実していれば、トラブルや疑問が発生した際でも安心です。

また電話、メール、チャットといった複数のサポート方法が用意されているかもチェックしましょう。

サポートが24時間体制であれば、異なるタイムゾーンに拠点を持つ企業でも安心して利用できます。

事前にサポート内容や対応時間を確認することで、導入後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズに運用できるでしょう。

まとめ

グループウェアは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させるためのツールです。導入により、リアルタイムでの情報共有やワークフローの可視化、ファイルの効率的な管理が実現します。

また、グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型があり、コストや導入形態を考慮して選定することが大切です。導入の目的を明確にし、適切なツールを選定することで、効果的な運用が期待できます。導入の際は、自社に合ったプランを検討しましょう。

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