ティーガイアでは、リモートワークに適したデバイスや通信機器、コミュニケーションツールを提供可能です。
ハイブリッドワークは、新型コロナウイルスの影響でテレワーク推進が加速するなか、より自由な働き方として生まれました。ハイブリッドワークのメリット、課題には、次のようなものがあります。
・多様な働き方の実現
・生産性の向上
・労働力不足の解消
・オフィスの最適化
・デバイスのセキュリティ対策
・勤怠状況が見えにくくなる
・会社宛の電話の取次ぎ
・コミュニケーション不足
・システム担当者の負担増加
デメリットを少しでも軽減するハイブリッドワークを実現するためには、適切なツールが必要です。
1.リモートアクセス環境の整備
リモートアクセス環境を整備するには、リモートデスクトップやリモートアクセスVPNなどのツールを導入します。
リモートデスクトップは、自宅や外出先など、社外で使用しているPCやスマホから、社内ネットワークや社内に設置しているPCに遠隔接続するツールです。
リモートアクセスVPNは、暗号化されたIPsecトンネルを介して、リモート ワーカーの認証と企業のデータ センターやクラウドにあるアプリケーションおよびデータへのアクセスを可能にするネットワーク セキュリティ技術です。
リモートアクセスを導入するメリットは、場所を問わず、会社にいるときと同様のパフォーマンスで仕事を進められることです。
2.デバイスの管理
ハイブリッドワークを組織に定着させるには、業務デバイスの管理・運用プロセスも刷新する必要があります。
ハイブリッドワークを導入する企業では、従業員がオフィスの外にいることを前提として、デバイス選定と情報漏洩対策を見直す必要があります。
リモートアクセスのリスクは、不正アクセス、盗聴、データ改ざん、なりすまし、ウイルス感染などです。
セキュリティ管理は必須で、セキュリティポリシーを設定する必要があります。
3.勤怠・入退室管理
ハイブリッドワーク実現のためには、従業員の出社状況を可視化することが必要です。
勤怠管理システムは社内外問わず多様な働き方に合わせた打刻方法が実現可能です。
入退室管理システムは遠隔地からの施錠・解錠管理、コワーキングスペースの監視、無人化、省人化が実現できます。
このようなシステムを導入することで、業務効率化にも役立ちます。
また、不正や改ざんを防いでより正確な管理ができ、勤怠の確実なデータを取得できます。
ハイブリッドワークでは、出社かリモートワークかで勤務形態が異なるため、勤怠管理が難しく、リモートワークに対応した人事評価制度の整備が必要です。
それらに対応した勤怠/人事管理システムの導入などが求められます。
4.電話対応
ハイブリッドワークの電話対応には、オフィス宛ての電話対応や在宅勤務中の電話の転送先の複雑さなど、社員への心理的負担が増えるなどのような課題があります。
その対処法には、次のものがあります。
・ 担当者の携帯やスマホで折り返す
・ 転送サービスの利用
・ アプリの利用
・ 電話代行サービスの利用
・ クラウドPBXの利用
ティーガイアでは、クラウドPBXによって、「自宅から会社の電話を取る」「自宅のスマートフォンから会社の番号で発信する」などの対応方法をご提案いたします。その他クラウド電話帳活用など便利なツールもご提案可能です。
5.コミュニケーションの活性化
ハイブリッドワークでは、業務内容に応じて働く場所を選択できるため、必要に応じて対面でのコミュニケーションを行うことができます。
しかし、オフィスワークとテレワークの従事者間の会話の機会が減るため、コミュニケーションが減少する課題があります。
コミュニケーションを活性化させるために、以下の方法が考えられます。
・ コミュニケーションツールの活用
・ 定期的に全体でWeb会議を開催する
・ 出社時のコミュニケーションを活性化させる
・ 既読判別で情報伝達側のストレスを軽減
チャットツールやWeb会議システムにより、出社時と変わらない即時コミュニケーションの実施が必要です。
6.従業員のサポート
ハイブリッドワークを実現するためには、従業員のサポートが欠かせません。
これには、トレーニングやICTの使い方の問合せ対応などが含まれます。
テレワーク環境構築の相談や不具合対応など、ICT環境のサポート窓口は必須です。
押印による出社を不要にすることで、テレワークの推進や、育児・介護をしながらでの働き方を実現できます。
