ハイブリッドワークとは？メリット・デメリットや導入手順を解説

ティーガイアでは、ハイブリッドワークを実現するためのソリューションを、複数取り扱っています。貴社の現状や課題に応じて、最適なご提案をいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。

目次 [開く] 目次 [閉じる]

• ハイブリッドワークとは
• ハイブリッドワークが注目されるようになった背景
• ハイブリッドワークを導入するメリット
• ハイブリッドワークを導入するデメリット
• ハイブリッドワークを導入する手順
• ハイブリッドワークを成功させるコツ
• まとめ

ハイブリッドワークとは？

ハイブリッドワークとは、オフィスワークとリモートワークを組み合わせた新しい働き方です。週に数日はオフィスで対面ミーティングなどを行い、残りの日は自宅からリモートで業務を進められます。ハイブリッドワークは、従業員が自身の働きやすい環境を選べるため、満足度や生産性の向上が期待できるでしょう。

ハイブリッドワークのほかに、フレックスタイム制や在宅勤務という働き方があります。フレックスタイム制は時間の柔軟性を提供し、在宅勤務は基本的にすべての業務をリモートで完結させる働き方です。対してハイブリッドワークは、場所にとらわれない働き方です。状況に応じてオフィスワークとリモートワークを使い分けられます。

ハイブリッドワークが注目されるようになった背景には、いくつか要因があります。まず、コロナ禍におけるリモートワークの急速な普及です。パンデミックによって、多くの企業がリモートワークを導入せざるを得なくなり、新しい働き方の有効性も広く認識されました。

さらに働き方改革の推進や、ワークライフバランスへの意識向上なども大きな要因です。国土交通省によると、コロナ禍以降はハイブリッドワークが拡大傾向にあると言います。従業員が家庭と仕事を両立しやすい環境として、ハイブリッドワークが採用されているといえるでしょう。

出典：国土交通省│令和5年度のテレワーク人口実態調査結果

また、地理的な制約が緩和されることで、全国から優秀な人材を採用できる点もハイブリッドワークの大きな利点です。こういった背景から、ハイブリッドワークはますます重要な働き方として注目されています。

ハイブリッドワークを導入するメリット

ハイブリッドワークを導入するメリットは以下の4つです。それぞれについて詳しく解説します。

1. 多様な働き方を実現できる
2. 生産性の向上が見込める
3. 従業員の満足度向上につながる
4. 優秀な人材を確保しやすくなる

多様な働き方を実現できる多様な働き方を実現できる

ハイブリッドワークの導入によって、従業員は自分のライフスタイルに合った働き方を選べるようになります。たとえば育児中の従業員は、子供を送り迎えする時間に合わせて在宅勤務を行い、会議の日にはオフィスに出社するなど、臨機応変な働き方が可能です。また介護が必要な家族を抱える場合も、自宅で業務を進められるため、介護と仕事の両立がしやすくなります。

多様な働き方を受け入れることで、従業員の自律性を尊重し、ワークライフバランスの向上が可能です。結果として、従業員の満足度が高まり、企業の魅力や採用力の向上につながります。

生産性の向上が見込める

ハイブリッドワークの導入により、従業員は通勤時間を削減でき、自宅や集中しやすい環境で効率的に業務を進めることが可能です。たとえば、毎日片道1時間通勤していた従業員が在宅勤務を利用することで、往復2時間分の余裕が生まれます。通勤に使う時間や体力を業務に充てられ、生産性の向上が見込めるでしょう。

また、ハイブリッドワークは、成果に基づいた評価制度との組み合わせも可能です。成果に基づいた評価制度を取り入れることで、従業員は結果を出すことを意識し、より効率的に働けるよう工夫するようになります。効率的に働けているか、定期的にモニタリングを行い、状況を把握しましょう。

従業員の満足度向上につながる

ハイブリッドワークにより、従業員は自分のライフスタイルに合わせた働き方ができ、ワークライフバランスが大幅に改善されます。たとえば週に数日はリモートで働きつつ、必要なときだけオフィスに出社すると、仕事とプライベートを両立させることが可能です。

ハイブリッドワークの柔軟な働き方により、従業員の満足度が向上し、結果として従業員のエンゲージメントの向上や、離職率の低下も期待できます。従業員が働きやすい環境を提供することは、企業の成長への足掛かりにもなるでしょう。

優秀な人材を確保しやすくなる

多様な働き方を求める優秀な人材にとって、ハイブリッドワークを導入している企業は魅力的な選択肢です。企業としては地理的な制限なく、リモートワーク希望の優秀な人材を採用しやすくなるでしょう。

また、従業員が状況に合わせて働ける環境を提供することで、採用競争が激しい市場でも優位に立てる可能性があります。特に育児や介護など個人の事情に配慮できるハイブリッドワークは、従業員にとって大きな魅力の1つとなり、企業としても人材確保のチャンスが広がるでしょう。

ハイブリッドワークを導入するデメリット

ハイブリッドワークはメリットが多い働き方であるものの、導入においてデメリットもあります。それぞれについて詳しく解説します。

1. コミュニケーションの取り方を見直す必要がある
2. 管理部門の負担が増える恐れがある
3. セキュリティのリスクが高まる

コミュニケーションの取り方を見直す必要がある

ハイブリッドワークの導入により、対面でのコミュニケーションが減少するため、意識的な工夫が必要です。週に数回オフィスで顔を合わせるだけの場合、チームの連携や情報共有が疎かになる可能性があります。放置していると、従業員の帰属意識が薄れたり、孤立感を覚えたりするかもしれません。

コミュニケーション不足を防ぐためには、適切なツールを導入する必要があります。たとえば、LINE WORKSなどのコミュニケーションツールです。

LINE WORKSは法人向けのコミュニケーションツールで、リアルタイムでのメッセージ交換やファイル共有、グループチャットができます。従業員の予定も把握でき、リモートワーク中でもスムーズなコミュニケーションが可能です。ツールを積極的に活用することで、チームの連携不足を防ぎ、全員が一体感を持って業務に取り組む環境を整えられます。

LINE WORKSの詳細について気になる場合は、以下のリンクからご確認ください。

管理部門の負担が増える恐れがある

ハイブリッドワークを導入すると、誰がどこで働いているかを常に把握し、業務の進捗を管理しなければなりません。勤怠管理や労務管理など、管理部門の業務負担が増える可能性があります。

管理負担の課題を解決するためには、適切な管理体制の構築と効果的なツールの導入が重要です。

たとえば、フリーアドレスに対応したオフィス環境で、社員やモノの位置をリアルタイムで可視化できる「Beacapp Here」の活用がおすすめです。従業員が専用アプリの入ったスマートフォンを持ち歩くだけで、位置情報を把握できます。Beacapp Hereの導入で管理部門の負担を軽減できるようになるでしょう。

Beacapp Hereの詳細については、以下のリンクからご確認ください。

セキュリティのリスクが高まる

ハイブリッドワークは、自宅などの社外アクセスが増えるため、セキュリティリスクが高まる可能性があります。VPNやリモートデスクトップ導入や二要素認証、強力なパスワードポリシーの適用など、厳格なセキュリティ対策が不可欠です。

リモートデスクトップの導入には、ティーガイアが販売している「Splashtop」が最適です。PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用でき、比較的導入もしやすいです。

また、セキュリティソフトや監視ツールを活用して、リアルタイムでのセキュリティ状況を把握し、スムーズに対応できる体制を整えることも重要です。対策を講じることで、情報流出を防ぎ、安全なハイブリッドワーク環境を実現できます。

他にも、従業員がカフェで公共のWi-Fiを使用し機密情報にアクセスしてしまうなど、従業員の行動によって情報漏洩の危険性が高まるケースがあります。システムの対策だけでなく、従業員に対してセキュリティ教育を行いましょう。

ハイブリッドワークを導入する手順

ハイブリッドワークを導入する手順は以下のとおりです。それぞれの手順で気を付けるべきポイントを紹介します。

1. 環境を整える
2. セキュリティ対策を実施する
3. 運用ルールを決める
4. 試験運用してフィードバックを基に改善する

環境を整える

ハイブリッドワークを導入する際は、まず環境を整えることが重要です。具体的には必要な機器やソフトウェア、通信環境を整備しましょう。リモートワークを行うためには、カメラやマイク、安定したインターネット接続を確保する必要があります。

また、従業員へアンケートを実施して、彼らが実際に必要としている環境を把握することも大切です。アンケートを活用することで、自社にとって本当に必要な設備やツールを見極められます。

さらに、社内・社外での連絡先をクラウドで一元管理できる「PHONE APPLI PEOPLE」があれば、効率的に連絡体制を整えることが可能です。情報の整理が簡単になり、どこからでもスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。

PHONE APPLI PEOPLEの詳細は、以下のリンクからご確認ください。

セキュリティ対策を実施する

ハイブリッドワークを導入する際は、セキュリティ対策を徹底することが欠かせません。まず、アクセス権限の設定やデータの暗号化を行い、機密情報が不正アクセスから守られるようにしましょう。特定の部署や、プロジェクトメンバーにのみアクセスできるようにすることで、情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。

次にセキュリティポリシーを策定し、全社員が遵守すべきルールや手順を明確にします。「社外からの接続に対してはVPNの利用を義務付ける」などの具体的な指示をしましょう。

さらに、従業員に対するセキュリティ教育も必須です。パスワードの管理方法や外出時におけるアクセス方法などの研修を実施することで、全員が適切なセキュリティ意識を持つようにします。しっかりと対策を施せば、ハイブリッドワーク環境でも安心して業務を行えるようになります。

運用ルールを決める

ハイブリッドワークを導入する際は、運用ルールを明確に定めることが大切です。たとえば「週3日はオフィスワーク、残り2日はリモートワーク」といった、勤務時間や勤務地についての具体的なルールを設けます。

また、コミュニケーション方法についても、明確な指針を示しましょう。週次のオンラインミーティングを必須とし、リアルタイムでの連絡には専用ツールを使用するといった方法がおすすめです。

ただし、ルールを定める際は、従業員の意見も反映する必要があります。特定の事情がある場合は、リモートワークの割合を調整できるようにするなど、個々のニーズに対応できるようにしましょう。融通が利かない厳格なルールを設けてしまうと、従業員が不満を感じやすくなります。バランスの取れたルール作りを意識しましょう。

ハイブリッドワークを成功させるコツ

ハイブリッドワークを成功させるコツを紹介します。

1. 管理ツールを導入する
2. 社内ルールを必ず設ける
3. 不利にならないような評価制度を作る

管理ツールを導入する

ハイブリッドワークを成功させるためには、管理ツールの導入が不可欠です。勤怠管理やコミュニケーション、タスク管理を効率化するツールを活用することで、管理効率が高まります。

たとえば、勤怠管理ツールは、出勤や退勤のデータをリアルタイムで集計でき、従業員がどこで働いていても正確な労働時間を把握することが可能です。コミュニケーションツールは、リモートワーク中の情報共有やチームの連携を強化し、スピーディな対応ができます。タスク管理ツールを導入すれば、プロジェクトの進捗状況を可視化し、タスクの割り当てや納期の管理が容易になるでしょう。

ハイブリッドワークに活用する管理ツールとして、Acallがおすすめです。Acallを導入することで、オフィスのどこにだれが在籍しているかを瞬時に把握できます。また座席予約機能により座席のトラブルを未然に防ぎ、ストレスのないオフィス環境を実現。リモートワークをサポートする機能も搭載しており、在宅ワーカーの勤務状況も簡単に把握できます。

Acallの詳細は、以下のリンクからご確認ください。

社内ルールを必ず設ける

ハイブリッドワークを成功させるためには、社内ルールの明確化と徹底が必須です。まず、ハイブリッドワークに関連するルールを明確に定め、従業員全員に周知しましょう。

ルールが作りこまれていないと、社内の秩序が崩れ、業務の混乱や不平不満が生まれる恐れがあります。また、社内における不正行為が発生するリスクも高まります。

事前に、勤務状況の報告方法やオフィス利用に関するルールを明確に定めることが重要です。社内ルールの制定により、秩序を保ちつつ、公平な働き方を実現できます。

不利にならないような評価制度を作る

ハイブリッドワークを成功させるためには、公平な評価制度が必要です。オフィスワークとリモートワークで評価に差が出ないように、全員が納得できる制度を整えなければなりません。

たとえば、成果を基準にし、勤務形態にかかわらず業績や成果を公平に評価する制度が必要です。目標設定や成果報告の基準を明確にし、リモートワークもオフィスワークも同じ基準で評価できるようにします。

もし、リモートワーク側に不利な評価制度を適用すると、従業員のモチベーションは低下し、業務への取り組みにも影響が出る可能性があります。従業員から定期的にフィードバックをもらい、評価基準や方法を見直しましょう。適切な評価制度の導入により、どの勤務形態でも公正に評価され、全員が納得して働ける環境を整えられます。

まとめ

ハイブリッドワークは、オフィスワークとリモートワークを組み合わせた新しい働き方です。従業員の満足度向上や、ワークライフバランスの改善が期待できます。

企業にとっても、優秀な人材を確保しやすく、生産性の向上につながるメリットがあるのが嬉しいポイントです。一方で、コミュニケーション方法の見直しや管理部門の負担増、セキュリティリスクといったデメリットに注意が必要です。

ハイブリッドワーク導入の際は、環境整備やセキュリティ対策、運用ルールの策定、そして従業員への教育を徹底しましょう。また、ツールを活用することで、ハイブリッドワークをより円滑に進められます。

ティーガイアは、ハイブリッドワークの導入に必要なソリューションをトータルでサポートしています。ハイブリッドワークの導入をお考えの際は、ぜひティーガイアにご相談ください。